Management Ondersteuner

24 uur per week 
Zie jij door de bomen het bos? Help je tegelijk graag met het leggen van nieuwe paden? 
Zin in een veelzijdige rol binnen een dynamische omgeving? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou! 

Over ons 

Je komt te werken binnen het Domein Bedrijfsvoering, Team Service en Ondersteuning. In dit team zijn alle ondersteunende en uitvoerende specialisten ondergebracht vanuit de disciplines HR, financiën, facilitair en management ondersteuning. Binnen het domein Bedrijfsvoering werken we goed samen voor integrale en vraaggerichte dienstverlening aan de gehele organisatie zodat de gemeente Velsen voor haar inwoners en bedrijven een goede dienstverlenende partner is. Het management Bedrijfsvoering bestaat uit Manager Advies & Projecten, Manager Informatie en Manager Service & Ondersteuning. 

Omschrijving 

Je ondersteunt administratief, projectmatig en secretarieel het domein Bedrijfsvoering met de focus op ondersteuning van de Manager Service & Ondersteuning. 

Samen met je collega ondersteuner ben je inhoudelijk goed op de hoogte van wat er speelt binnen Bedrijfsvoering en de organisatiebrede thema’s. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en intermediair tussen management Bedrijfsvoering en interne en externe partijen. Je organiseert vergaderingen/bijeenkomsten, bereidt deze voor en/of verzorgt de verslaglegging, monitort de opvolging van de actiepunten en houdt overzicht en brengt daardoor rust in de agenda’s en mailboxen. Door jouw inzet en voorbereiding kunnen de managers gefocust aan de slag. Je kunt goed werken met Office 365 en hebt ervaring met Zaakgericht werken. Kennis van en ervaring met Djuma, Youforce en ErpX zijn een pré.   

Je bent de ogen en de oren van de manager en het domein bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt binnen domein Bedrijfsvoering en weet met wie je op welke onderwerpen kunt schakelen. Je maakt makkelijk verbinding en helpt collega’s graag verder. 

Je ziet zelf werk of losse eindjes liggen, voelt lief en leed aan en denkt altijd twee stappen vooruit om alles in goede banen te leiden. Je kunt snel schakelen, bent creatief in het verzinnen van oplossingen en weet met een goed gevoel voor humor en tact de zaken op orde te krijgen. Je zorgt voor procesbewaking en signaleert tijdig betrokkenen. Samen met de andere ondersteuner vorm je hèt ondersteuningsteam waarin integrale dienstverlening en daadkracht de basis vormen.  

Word je blij van onderstaande werkzaamheden? Dan kun je bij ons je hart ophalen! 

• Spin in het web zijn  
• Het ontzorgen van managers Bedrijfsvoering 
• Agenda’s beheren en bijeenkomsten organiseren 
• Verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden 
• Meedenken en kansen zien 

Wat vragen wij?

• Overzicht houden is voor jou geen enkel probleem 
• Je kunt heel goed prioriteiten stellen 
• Je bent nieuwsgierig en denkt altijd twee stappen vooruit 
• Je werkt nauwkeurig, enthousiast, zorgvuldig en servicegericht 
• Je bent innovatief, ziet wat er nog beter kan en spreekt dit uit (lef) 
• Je wordt niet gek als je dag totaal anders loopt dan je ’s ochtends had gepland 
• Je bent bestuurlijk sensitief 
• Je werkt zelfstandig maar kunt ook goed samenwerken 
• Je bent een organisatietalent en werkt plan- en projectmatig  
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal 

Wat breng je in elk geval mee? 

• MBO+/HBO werk- en denkniveau  
• Ruime ervaring met Microsoft Office 365 
• Recente ervaring in een soortgelijke functie 

Wat bieden wij?

We zijn een relatief kleine organisatie, met korte lijnen. Je maakt onderdeel van een team waar je nieuwe collega’s verschillen in karakter, leeftijd en interesse. Jouw bijdrage wordt gezien! Wat we gemeen hebben, is dat we graag werken bij de gemeente Velsen en dat we plezierig met elkaar omgaan. En dat we je van harte welkom heten! 

Waar kun je verder op rekenen? 

• Een salaris van maximaal € 3.784,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 7). De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring 
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, die we daarna, bij goed functioneren, graag omzetten in een vast dienstverband. 
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, dat je naar eigen behoefte kunt besteden. 
• Vergoedingen voor reiskosten, een prima pensioenvoorziening bij het ABP en de mogelijkheid om deel te nemen aan collectieve verzekeringen. 
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, want we vinden het belangrijk om jou te blijven stimuleren en te laten groeien. 

Meer informatie 

Wil je meer informatie over deze functie? Bel dan gerust even met Jacomijn op den Dries, Manager Bedrijfsvoering, 0255-567806. Wil je meer informatie over het werken bij Velsen? Kijk dan op onze site: Werken bij Velsen. 

Of ben je al enthousiast? Solliciteer vóór 24 juli via de sollicitatiebutton. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 29 en dinsdag 30 juli. 

Een kort, door HR afgenomen e-assessment kan deel uitmaken van de procedure. 
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.